Vous vous demandez comment jeter un froid dans une conversation ?
Il faut bien l’avouer, la commande publique ce n’est pas vraiment sexy, ça a l’air compliqué, orienté, sophistiqué avec son jargon très spécifique, long, et réservé aux grandes entreprises.
Pourtant, investir du temps dans la conquête de ces marchés, c’est un choix stratégique qui peut s’avérer très bénéfique pour votre business, mais ça ne s’improvise pas.
Avec Le Bureau de Margot, mon souhait est d’accompagner les TPE et PME dans leur réponse aux marchés publics et de leur permettre de remporter davantage de marchés publics.
C’est pour cela que vous retrouverez dans cet article des explications simples, sans vocabulaire juridique peu compréhensibles pour un non-initié sur ce qu’est un marché, pourquoi vous devriez y répondre et les différentes étapes pour répondre à un appel d’offres.
Et surtout, le remporter.
C’est ce que représente la commande publique en France.
des appels d’offres lancées par les collectivités territoriales sont remportés par des PME.
d’avance pouvant être versé en avant en début de contrat.
acheteurs publics en France. Soit autant de clients potentiels pour vous !
Un marché public ?
Afin de répondre à leurs besoins de travaux, de fournitures ou de services, nos administrations (aussi appelées « donneurs d’ordre » ou « acheteurs publics ».) doivent passer des marchés publics avec des entreprises, prestataires de service… (aussi appelés « opérateurs économiques »).
Les règles qui s’appliquent sont fixées par un code.
Des acheteurs publics ?
Par définition, un « acheteur public » est une personne physique ou morale qui commande à des entreprises sous-traitantes l’exécution d’un travail.
On peut regrouper les donneurs d’ordre en 4 catégories :
- Les institutions comme les ministères, l’Assemblée nationale…
- Les services régionaux comme les Préfectures, l’Agence régionale de santé…
- Les établissements publics administratifs (EPA) comme les Chambres de commerce et d’industrie, les CHU, les centres hospitaliers, les universités, les organismes de recherche…
- Les collectivités territoriales comme les régions, les départements, les communes
- Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les métropoles, les communautés d’agglomération, les communautés de communes…
- Les établissements publics locaux comme les offices publics de l’habitat (offices HLM), les CCAS…
comme EDF, La Poste, le SNCF…
comme les sociétés publiques locales (SPL), les sociétés d’économie mixtes…
Des opérateurs économiques ?
Un opérateur économique est une personne physique ou morale, publique ou privée, ou tout groupement de personnes doté ou non de la personnalité morale, qui offre sur le marché la réalisation de travaux ou d’ouvrages, la fourniture de produits ou la prestation de services.
En gros, les opérateurs économiques sont simplement des entreprises regroupées ou non avec d’autres entreprises qui offrent leur service.
Des opportunités à saisir pour les TPE/PME ?
Beaucoup de petites et moyennes entreprises hésitent ou renoncent, à tort, simplement à répondre aux appels d’offres de par leur complexité apparente.
Pourtant, les marchés publics peuvent avoir un réel impact sur votre entreprise qui est parfois en phase de développement.
Les marchés publics vous permettent de :
Diversifier votre business.
Développer votre chiffre d’affaires et avoir la certitude d’être payé dans des délais restreint.
Un marché public c’est un paiement assuré sous 30 jours max (sauf pour les établissements hospitaliers).
Acquérir une expérience auprès de client reconnu, qui peut ensuite être valorisée.
Avoir dans ses références l’exécution d’un marché public vous permettra un accueil plus favorable auprès de vos futurs clients.
Surtout, ce sera gage de sérieux : les acheteurs publics sont des clients exigeants.
Acquérir des contrats de longue durée.
Des règles de sélection transparentes : vous connaissez les règles de jeu avant de jouer !
Les marchés publics sont régis par 3 grands principes :
En gros, l’information du besoin de l’acheteur public doit être facilement accessible pour tous.
Cela se traduit par :
– Un avis de publication du marché (publication sur divers supports en fonction du montant du marché),
– Un dossier de consultation (ensemble de document regroupant le besoin de l’acheteur) téléchargeable gratuitement.
Les règles du jeu de chaque marché sont connues de tous. Petite entreprise, grande, connu ou inconnu de l’acheteur, même traitement !
La sélection du candidat retenu doit se faire dans ce cadre.
Tout doit être identifiable : de l’avis de publication à la notification.
Quelle que soit votre secteur d’activité, il y a un marché pour vous.
Ce n'est pas aussi compliqué d'y répondre.
Alors ? Convaincu des réelles opportunités à gagner des marchés ?
Ça serait vraiment dommage de vous en priver !
Mais, alors, comment s’y prendre ?
Construire une stratégie dédiée et trouver des appels d'offres.
Pour gagner en productivité et pour envisager de développer son chiffre d’affaires grâce aux marchés publics, il est nécessaire de définir une stratégie dédiée aux marchés publics.
– Vous devez penser stratégie globale en mettant en place un process de réponse pour gagner en efficacité pour vos futures réponses : de la veille à la constitution d’une bibliothèque de documents administratifs, techniques et commerciaux.
Réfléchissez à évaluer vos chances de réussite ? Est-ce que ça vaut le coup pour vous d’y répondre ? Est-ce que c’est faisable pour vous (délai, planning, main d’œuvre disponible…) ? Est-ce une perte de temps ?…
– Faites-vous connaître des acheteurs publics en les démarchant.
Les acheteurs publics n’ont pas l’obligation de publier leurs marchés s’ils ne dépassent pas les seuils maximums suivants :
Seuil de 0€ à 40 000€ HT pour les marchés de fournitures et services
Seuil de 0 à 100 000€ HT pour les marchés de travaux
Cela implique qu’ils peuvent solliciter directement des entreprises afin d’obtenir un devis.
Le bureau de Margot vous accompagne pour construire une présentation de votre entreprise et un mailing type à transmettre aux acheteurs publics.
– Enfin, pensez également à désigner une personne référente qui gérera les réponses aux appels d’offres publics.
Vous ne pouvez pas désigner une personne référente ?
Vous pouvez vous réserver dans votre agenda, des time-blocking de quelques heures par semaine dédiée à votre veille.
Vous pouvez aussi décider de déléguer cette partie à une assistante indépendante. Elle sera capable de s’adapter à votre parcours, à votre niveau de connaissance et sera évaluer vos chances de réussite sur chaque marché.
Pour décrocher des contrats intéressants et ne pas passer à côté d’opportunités, construire une veille de qualité vous permettra d’améliorer votre productivité et votre rentabilité.
L’idée ici est de trouver des annonces correspondantes au mieux à votre cœur de métier et aux compétences de votre entreprise.
Vous devez les détecter au plus vite, car vous n’êtes pas seul à les surveiller. Et certains marchés vous demanderont plus de travail que d’autres, notamment en cas de groupement ou de marchés avec beaucoup de lots.
Pas le temps de faire des recherches vous-même sur tous les sites répertoriés ?
Une multitude de plateformes existent et vous permettent de faire des alertes par mail et selon des critères que vous établissez.
Parmi les plus connues :
Ok, vous recevrez des alertes à chaque marché publié répondant à vos critères. Mais après ?
Analyser les documents pour évaluer votre expertise par rapport aux besoins de l'acheteur.
Vous avez établi une stratégie dédiée à votre veille, vous avez défini vos critères de recherche et comme par magie, vous avez reçu une alerte par mail d’un marché public correspond à votre recherche.
C’est super !
Mais une fois cliqué sur le lien, vous avez téléchargé le dossier de consultation des Entreprises (DCE) qui regroupe le Règlement de consultation (RC), le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et l’Acte d’Engagement et ses annexes (AE).
Et vous n’y comprenez RIEN. Comment ça marche ? comprendre les termes ? encore et encore des acronymes, comment faire un dossier qui répond à la demande ?…
Autant de questions qui vous font encore une fois croire que c’est compliqué et que l’ampleur de la tâche est colossale.
Pour gagner du temps et ne pas se décourager avant même d'avoir commencé, focalisez-vous sur :
- Le Règlement de Consultation : il donne les critères de jugement de votre offre et leurs pondérations. Il vous sera très utile pour rédiger votre offre puisque l’acheteur public vous communique clairement les axes prioritaires attendus : à vous de mettre l’accent sur les critères qui vous rapportera le plus de point !
- Le cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) : pour savoir si vous êtes apte à fournir à l’acheteur ce dont il a besoin, et décision prise, ce document vous accompagnera dans l’établissement de votre devis.
- Le cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) : qui fixe les clauses administratives propres au marché.
Constituer votre réponse
Step by step. OK. Vous avez défini une stratégie dédiée au marché public, vous avez réalisé une veille via les plateformes, vous avez trouvé une opportunité sur un marché, vous avez analysé les pièces fournies dans la publication.
Mais maintenant, il est temps de répondre !
Le RC est LA pièce à laquelle vous reporter. Il comporte une liste de pièces exigées pour répondre. Ces documents attesteront des capacités financières, techniques, et professionnelles de votre entreprise.
Votre réponse sera constituée de deux parties (hors type de procédure particulière) :
- Le dossier candidature pour vos informations administratives
- Le dossier offre pour vos informations techniques et commerciales
Vous devez être vigilant sur plusieurs points :
- Chacune de vos réponses doit être spécifique à votre entreprise, à votre secteur d’activité, et surtout à un marché public particulier puisque vous devez comprendre le besoin de l’acheteur et répondre à ses attentes.
- Anticipez votre dépôt pour éviter toute mésaventure du hors délai. Ça serait dommage de voir votre offre rejetée après autant de travail pour 5 secondes de retard au dépôt !u
Faites-vous un feedback de retour
Vous avez envoyé votre réponse dans les délais, et vous venez de recevoir le résultat.
Vous avez remporté le marché ?
Vous n’avez pas été retenu ?
Félicitations, beau travail !
Vous avez la possibilité de demander à l’acheteur public des explications.
Cela vous permettra de faire un feedback pour corriger les erreurs commises et d’optimiser vos performances, d’améliorer votre réponse en vue des prochains marchés sur lesquels vous vous positionnerez.
Conclusion
Rien à perdre, tout à gagner ! Qui ne tente rien n’a rien !
C’est comme au loto, 100% des gagnants ont tenté leur chance !
Les marchés publics, c’est compliqué, vous n’y comprenez rien avec leur jargon spécifique, ça ne vous attire pas, ça fait peur, vous êtes perdu dans la masse d’informations trouvées sur le web, c’est une perte de temps…
D’accord, pour répondre à un marché public, il faut se donner un peu de mal et cela demandera un réel investissement de votre part.
La définition d’une stratégie dédiée, la veille, le paramétrage de votre profil sur les plateformes, l’analyse des documents de l’appel d’offres, votre dossier de candidature, votre dossier d’offre…
Mais, au bout du chemin, il y a la récompense d’un travail bien fait et de nouvelles opportunités s’offrant à vous.
Surtout que les démarches administratives ont été fortement simplifiées pour permettre aux TPE et PME l’accès aux marchés publics.
Investir du temps dans la conquête de ces marchés est un choix réalisé par des milliers d’entreprises en France. Pourquoi pas vous ?
