En tant que chef d’entreprise, vous réalisez forcément beaucoup de tâches et dans un temps minime. C’est inévitable, mais cela peut vite devenir compliqué !
Vous arrivez alors à une étape importante dans la vie de votre business : la délégation de tâches.
Il y a de nombreuses raisons qui peuvent pousser à faire appel aux services d’un prestataire (ici à un bras droit, une assistante indépendante… ou comme vous voulez l’appeler)
Même si je vois personnellement le fait de déléguer comme une collaboration, plutôt qu’une prestation…
Si vous vous demandez ce qu’est un bras droit (ou assistante indépendante) aujourd’hui, je vous invite à lire mon article « Vous avez dit assistante indépendante ? »
- par nécessité d’alléger son planning,
- par besoin de nouvelles compétences,
- pour se décharger de missions qui n’ont pas besoin de vous,
- parce que vous n’avez plus le temps de faire certaines missions,
- certaines tâches que vous n’aimez pas
- ...
La délégation fait partie intégrante de toute entreprise en développement, elle est garante de son agilité et menée de façon intelligente et efficace, déléguer permet à votre entreprise d’obtenir de meilleurs résultats, et même d’augmenter en productivité.
Il est parfois difficile de prendre la décision de déléguer lorsque c’est la première fois. Alors, si ce n’est pas déjà le cas, il est temps d’apprendre à déléguer ⤵️
Sommaire
Le bon moment pour déléguer n’existe pas !
Que vous soyez au démarrage de votre entreprise avec énormément de démarches administratives ou installés depuis 1,3 ou même 15 ans… Le bon moment pour déléguer n’existe pas !
Vous vous êtes sûrement dit (comme moi) que lorsqu’on démarre, on n’a pas le choix de faire tout soi-même pour des raisons de budget.
Jusque-là, je suis d’accord, mais beaucoup de chefs d’entreprise font l’erreur de penser qu’il est trop tôt pour déléguer, notamment parce qu’ils n’ont pas un CA à 6 chiffres et attendent d’être confortables dans leur entreprise pour commencer à déléguer.
Ils oublient pourtant que déléguer est une solution stratégique pour développer votre entreprise et atteindre de nouveaux sommets.
Pourtant, certains indices peuvent vous indiquer qu’il est temps de déléguer :
- Vous avez conscience que vous manquez de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier,
- Vous vous enlisez dans les tâches routinières,
- Vous manquez d’expertises dans un ou plusieurs domaines,
- La partie stratégique de votre business passe au second plan,
- Votre chiffre d’affaires stagne ou n’évolue plus,
- Vous avez perdu en sérénité…
La délégation n’est ni un échec ni une perte d’argent, c’est un engagement de temps. Déléguer pour rendre votre journée de travail plus utile et plus efficace.
L’important est, de se poser les bonnes questions et de déterminer si oui ou non, déléguer va vous permettre d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Auditer votre business pour clarifier votre besoin
C’est l’étape qui vous fait généralement le plus peur et pourtant, c’est la plus structurante dans la mise en place d’une délégation.
L’idée de toute délégation est de déléguer des tâches qui feront avancer votre business. Et pour cela, il est important de vérifier l’utilité des tâches que vous souhaitez confier.
Cela vous donnera un panorama de tout ce que vous devez réaliser pour faire tourner votre entreprise. Vous aurez alors une idée très précise et juste de tout ce que vous voulez mettre dans le périmètre d’intervention de votre assistante.
25 % de la réussite de votre délégation réside dans la définition de votre besoin en amont de la délégation.
Les 75 % restants seront répartis dans le choix de la personne et le fonctionnement au quotidien.
Fixer vos objectifs
Déléguer, c’est quelque chose qui doit être réfléchi et surtout travaillé.
Pour cela, vous devez vous demander quels sont vos objectifs à courts, à moyens termes ? Quelle est votre vision ? Quelles sont vos valeurs et celles que vous souhaitez retrouver chez votre assistante ? …
L’idée ici est de vous permettre de reconnaître l’assistante qui sera alignée avec vous, mais aussi avec votre business.
Lister vos tâches sur 1 semaine
Elle doit être la plus précise possible. Et surtout, n’oubliez pas les micros tâches et celles que vous pouvez réaliser le week-end, qui sont toutes aussi importantes !
Même si vos besoins évolueront avec le temps et le feeling, il est important de tout lister à l’instant T.
Si c’est compliqué pour vous, réalisez la méthode de l’entonnoir : les tâches les plus évidentes ou une liste générique, pour ensuite venir découper et détailler chacun des points.
Estimer le temps que cela vous prend
Définir les compétences nécessaires pour réaliser chaque tâche
Checker s’il existe déjà un process ou pas et/ou les créer
Ici, il s’agit de vérifier si oui ou non, il existe un processus pour chacune des tâches que vous avez identifiées. Le but est d’avoir un état des lieux sincère du fonctionnement de votre entreprise.
Mais qu’est-ce qu’un process ? Pour le dire simplement, c’est une description de toutes les étapes que vous effectuez pour accomplir une tâche précise.
Si vous n’avez pas écrit noir sur blanc vos processus, je vous invite à le faire. Cela vous permettra de gagner du temps au démarrage de la délégation, car votre futur collaborateur pourra savoir comment vous souhaitez que cela soit réalisé. Votre futur collaborateur aura une idée de comment vous fonctionnez et réalisera la tâche avec un processus clair et précis.
Ok, cela prend du temps au début pour le mettre en place, mais à la fin, cela sera vraiment un gain de temps. En plus, cela vous permettra de vous interroger sur les méthodes que vous avez utilisées jusqu’à présent. Un peu d’ordre ne fait pas de mal !
Catégoriser les tâches selon vos pôles d’intervention
Estimer la temporalité de votre besoin
Pour faire une belle collaboration, les compétences, la personnalité et la disponibilité de votre bras droit devront matcher avec ce que vous attendez.
Faire le point et catégoriser les tâches selon le statut de délégation souhaitée
Une fois la liste en main, demandez-vous quelles sont les tâches où vous n’injectez pas votre valeur ajoutée, celles qui vous plaisent plus que d’autres, celles qui peuvent être facilement exécutées par une tierce personne.
Pointer les tâches :
- qui concernent votre cœur de métier et/ou que vous aimez réaliser : vous ne les déléguerez pas !
- qui n’ont pas de valeur ajoutée pour vous, celles qui vous plaisent plus que d’autres, celles qui peuvent être facilement exécutées par une autre personne : vous les déléguerez !
- pour lesquelles vous êtes encore en réflexion parce que vous n’êtes pas encore certain ou parce que vous voulez en discuter avec vos potentiels candidats de vive voix
Petit rappel : déléguer ne signifie pas en faire moins en se débarrassant d’une tâche désagréable parce qu’on n’a pas le temps ni même l’envie de la réaliser.
C’est travailler différemment en se déchargeant de certaines tâches non essentielles ou pour lesquelles vous n’avez pas les compétences requises pour pouvoir vous concentrer sur vos objectifs tout en restant disponible pour la réalisation de vos projets d’un point de vue créatif et surtout intellectuel.
Se questionner sur le budget dédié à la délégation
Tout le monde le sait, d’une assistante indépendante à une autre, les tarifs peuvent évoluer rapidement. C’est donc important d’avoir une idée du budget que vous allouerez à la délégation.
N’oubliez pas que rien n’est figé et c’est là l’avantage de faire appel à une assistante indépendante : elle s’adapte à vos besoins. Vous pouvez commencer par déléguer 5h/mois et puis augmenter au fur et à mesure. L’avantage, c’est que ton assistante vivra avec vous l’évolution de votre business, et ça, c’est vraiment sympa !
“Recruter” votre perle rare
Après le « quoi », c’est le « à qui » ?
Si vous vous demandez ce qu’est un bras droit (ou assistante indépendante) aujourd’hui, je vous invite à lire mon article « Vous avez dit assistante indépendante ? »
Où là trouver ?
- Sur les réseaux sociaux,
- Faire vos propres recherches. Vous pouvez tomber sur un profil coup de cœur et directement prendre contact,
- Grâce à des recommandations : le bouche-à oreilles fonctionne bien,
- Utiliser les plateformes pour Freelances comme Malt.
Réfléchir à l’avance à votre profil « idéal »
Des assistantes qui font des tarifs à 15€ de l’heure, vous en trouverez ! Mais rechercher à tout prix à optimiser vos coûts implique souvent de faire affaire avec des personnes avec moins de compétences ou surtout moins de professionnalisme.
Il est donc plus productif (en temps gagné), et économique de déléguer à une assistante qui maîtrise une compétence même si son prix est plus élevé plutôt que de rechercher le moindre coût à tout prix !
Certes, vous recherchez une expertise particulière, mais il vous faudra prendre en compte des critères par ailleurs plus subjectifs comme l’affect, le feeling… Surtout si vous souhaitez mettre en place une collaboration sur le long terme.
Recruter un profil spécialiste ou un couteau-suisse ?
Généralement, le profil spécialise vous assiste pour des missions précises, pour un besoin en particulier ou récurrent.
Tandis qu’un profil généraliste va vous assister au quotidien, sur tous les domaines de votre business (bras droit, couteau-suisse…) ou un domaine plus spécifique. (sur votre communication, votre administratif…)
Réserver les appels découverte
Vous avez communiqué sur votre recherche, vous avez établi vos critères, c’est parti pour les appels découverte avec les profils sélectionnés.
L’objectif de ses appels découverte, est d’apprendre le plus possible sur ces potentiels bras droit et si le feeling est présent.
Il est impératif de préparer chaque rendez-vous pour les mener efficacement : consultez leur réseau social, leurs avis clients & références, préparer votre liste de questions qui vous paraissent importantes (ses compétences, son parcours, son expérience, ses anciens projets, ses points forts et points faibles, son taux horaire… )
Communiquer !
Après plusieurs semaines de recherche, vous avez trouvé votre perle rare !
Cependant, au début de la délégation, vous vous demanderez pourquoi vous avez délégué ?
Ok, on ne va pas se mentir, déléguer, ça prend du temps : c’est un vrai investissement. Vous risquez de passer, au début, plus de temps à expliquer qu’à le faire vous-même.
C’est normal, votre bras droit ne connaît rien de vous, rien de vos pratiques, rien de vos process (quand ils existent), il n’est pas dans votre tête…
Pour faciliter son arrivée, je vous conseille :
- de définir ensemble les modalités de collaboration. Par exemple, quand et comment allez-vous communiquer ? Sur quels outils ? Les ressources nécessaires à sa compréhension de votre business…
- d’organiser des briefs. Cela vous permettra de donner vos consignes, vos objectifs, les résultats attendus, la deadline… Votre relation en sera bien plus fluide !
Laisser le temps au temps...
Féliciter pour les bons résultats
Dans notre société à la recherche perpétuelle de la productivité, on a trop tendance à communiquer QUE sur le négatif. On oublie trop souvent de féliciter quand c’est bien.
Pourtant, établir une relation de confiance, c’est dans les deux sens. Féliciter pour les bons résultats, mais aussi signaler les points à améliorer.
Demander des corrections quand c'est nécessaire
Il peut arriver que ce soit vraiment nécessaire de demander des corrections. (Ce n’est, heureusement, pas toujours obligatoire).
Si vous n’êtes pas satisfait par le travail réalisé, ne restez surtout pas dans le silence. Pour commencer, la personne en face de vous a besoin d’avis honnête et constructif pour sa propre évolution et son business.
Il est important d’analyser ce qui ne va pas. Le brief a été respecté ? Des éléments n’ont pas été compris ? Manque de compétence ? …
N’oubliez pas que c’est un humain devant vous ! Pour profiter des avantages de la délégation et trouver le bon équilibre : ne perdez pas de temps à vouloir reprendre le travail, mais restez bienveillant et formulez des critiques constructives.
Structurer et suivre la délégation
Il y a une condition essentielle (souvent oubliée) à toute délégation : y consacrer du temps.
Ok, vous déléguez pour vous consacrer à d’autres tâches utiles à votre business. Mais ce n’est pas pour autant que vous vous déchargez des tâches déléguées.
Il est important de rester disponible pour votre bras droit ! Même si c’est une personne autonome dans ses missions et compétente, il n’empêche qu’elle aura forcément des questions, et peut-être même des blocages techniques, etc…
Que ce soit avec des briefs réguliers, mais aussi avec un suivi de qualité et des feedbacks, votre bras droit a besoin de retours et de réponses à ses éventuelles questions : votre disponibilité est donc une condition à une bonne collaboration en devenir.
Conclusion
Que ce soit parce que votre business évolue ou que vous souhaitez le faire évoluer, que vous ne voulez plus vivre la solitude de l’entrepreneuriat… Vous n’avez pas à rougir d’avoir besoin d’aide, peu importe VOTRE raison.
On en parle peu mais c’est toute une préparation mentale de faire entrer une personne dans votre business : des questions de confiance, de sa propre place au sein de son business…
Ce ne sera pas optimal au début et c’est normal, mais en structurant votre collaboration et vos échanges, ce sera une belle aventure.
Vous y gagnerez bien plus qu’une prestation bien faite. Vous y gagnerez du temps, de l’énergie, un regard neuf, de la sérénité, et tant d’autres choses utiles pour votre pro mais aussi pour votre perso.
