Équilibre pro/perso
En tant que chef d’entreprise, tu jongles forcément avec un tas de tâches en un temps record. C’est inévitable, mais ça peut vite devenir complexe !
Tu arrives à une étape cruciale dans la vie de ton business : la délégation de tâches.
Les raisons de faire appel à un prestataire, qu’il s’agisse d’un bras droit, d’une assistante indépendante ou autre, sont nombreuses :
- Alléger ton planning,
- Acquérir de nouvelles compétences,
- Te décharger de missions non essentielles,
- Manque de temps pour certaines tâches,
- Tâches que tu n’aimes pas…
La délégation est essentielle pour toute entreprise en croissance. Bien menée, elle assure agilité, améliore les résultats et booste la productivité.
Prendre la décision de déléguer pour la première fois peut être difficile. Alors, si ce n’est pas encore fait, il est temps d’apprendre à déléguer ⤵️
Sommaire
Le bon moment pour déléguer n’existe pas !
Que tu sois en démarrage avec des démarches administratives écrasantes ou installé depuis des années, le bon moment pour déléguer n’existe pas !
Peut-être t’es-tu dit, comme moi, qu’au début, on doit tout faire soi-même pour des raisons de budget. D’accord, mais beaucoup de chefs d’entreprise commettent l’erreur de penser qu’il est trop tôt pour déléguer, notamment parce qu’ils n’ont pas un CA à six chiffres ou qu’ils attendent d’être plus confortables.
Ils oublient que déléguer est une stratégie pour développer ton entreprise et atteindre de nouveaux sommets.
Voici quelques signes qu’il est temps de déléguer :
- Tu manques de temps pour te concentrer sur ton cœur de métier,
- Tu te noies dans les tâches routinières,
- Tu manques d’expertise dans certains domaines,
- La partie stratégique de ton business passe au second plan,
- Ton chiffre d’affaires stagne ou n’évolue plus,
- Tu perds en sérénité…
Déléguer n’est ni un échec ni une perte d’argent, c’est un investissement de temps. Déléguer rendra ta journée de travail plus efficace et productive.
L’essentiel est de se poser les bonnes questions pour déterminer si déléguer te permettra d’atteindre tes objectifs.
Auditer ton business pour clarifier ton besoin
C’est souvent l’étape la plus redoutée, mais c’est aussi la plus structurante pour une délégation réussie.
L’idée est de déléguer des tâches qui feront avancer ton business. Pour cela, il est crucial de vérifier l’utilité des tâches que tu souhaites confier.
Fais un état des lieux de tout ce que tu dois réaliser pour faire tourner ton entreprise. Cela te donnera une vue précise des tâches à inclure dans le périmètre de ton assistante.
25 % de la réussite de la délégation se joue dans la définition de ton besoin. Les 75 % restants concernent le choix de la personne et le fonctionnement quotidien.
Fixer tes objectifs
Déléguer doit être réfléchi et structuré. Pose-toi les questions suivantes : Quels sont tes objectifs à court et moyen terme ? Quelle est ta vision ? Quelles valeurs souhaites-tu retrouver chez ton assistante ?
Cette réflexion t’aidera à choisir une assistante alignée avec toi et ton business.
Lister tes tâches sur une semaine
Sois aussi précis que possible. N’oublie pas les micro-tâches et celles que tu fais le week-end, qui sont tout aussi importantes !
Même si tes besoins évolueront avec le temps et le feeling, liste tout à l’instant T.
Si c’est compliqué, utilise la méthode de l’entonnoir : commence par une liste générale puis détaille chaque point.
- Estime le temps que chaque tâche te prend,
- Définis les compétences nécessaires pour chaque tâche,
- Vérifie s’il existe déjà un process pour ces tâches, ou crée-les.
Un process est une description des étapes pour accomplir une tâche précise. Écris-les si ce n’est pas déjà fait ; cela te fera gagner du temps et donnera à ton futur collaborateur une vision claire de tes méthodes.
Catégoriser les tâches selon tes pôles d’intervention
Détermine la temporalité de ton besoin. Pour une bonne collaboration, les compétences, la personnalité et la disponibilité de ton bras droit doivent correspondre à tes attentes.
- Tâches liées à ton cœur de métier ou que tu aimes réaliser : tu ne les délégueras pas !
- Tâches sans valeur ajoutée pour toi, celles que tu n’aimes pas ou qui peuvent être exécutées par quelqu’un d’autre : tu les délégueras !
- Tâches pour lesquelles tu es encore en réflexion ou que tu souhaites discuter avec tes candidats.
Petit rappel : déléguer n’est pas une excuse pour se débarrasser d’une tâche désagréable. C’est travailler différemment en te concentrant sur tes objectifs tout en restant disponible pour tes projets créatifs et intellectuels.
Se questionner sur le budget dédié à la délégation
Les tarifs des assistantes indépendantes varient. Il est crucial d’avoir une idée du budget à allouer. Rien n’est figé ; tu peux commencer par déléguer quelques heures par mois et augmenter au fur et à mesure. L’avantage, c’est que ton assistante vivra avec toi l’évolution de ton business !
“Recruter” ta perle rare
Après avoir défini le « quoi », passons au « à qui » !
Si tu te demandes ce qu’est un bras droit (ou assistante indépendante), je t’invite à lire mon article « Vous avez dit assistante indépendante ? ».
Si vous vous demandez ce qu’est un bras droit (ou assistante indépendante) aujourd’hui, je vous invite à lire mon article « Vous avez dit assistante indépendante ? »
Où là trouver ?
- Sur les réseaux sociaux,
- En faisant tes propres recherches,
- Grâce aux recommandations : le bouche-à-oreille fonctionne bien,
- Sur les plateformes pour freelances comme Malt.
Réfléchir à ton profil « idéal »
Les assistantes à 15€/heure existent, mais chercher à optimiser les coûts peut signifier moins de compétences ou de professionnalisme. Il est souvent plus productif de déléguer à une assistante experte, même si elle est plus chère.
Prends en compte des critères plus subjectifs comme le feeling, surtout pour une collaboration à long terme.
Recruter un profil spécialiste ou un couteau-suisse ?
Un spécialiste t’assistera pour des missions précises, tandis qu’un généraliste t’aidera au quotidien sur différents domaines ou un domaine spécifique.
Réserver les appels découverte
Une fois tes critères établis, organise des appels découverte avec les profils sélectionnés. Prépare tes questions : compétences, parcours, expérience, points forts et faibles, taux horaire, etc.
Communiquer !
Après quelques semaines de recherche, tu as trouvé ta perle rare ! Au début, il est normal de se demander pourquoi avoir délégué. Déléguer prend du temps et demande des explications.
Pour faciliter l’arrivée de ton bras droit :
- Définis ensemble les modalités de collaboration : quand et comment communiquer ? Sur quels outils ? Quelles ressources ?
- Organise des briefs : donne tes consignes, objectifs, résultats attendus et deadlines.
Laisser le temps au temps...
La phase de transmission nécessite un temps d’adaptation. Au bout de 2 ou 3 mois, ton assistante sera plus autonome et tes interventions se limiteront à des feedbacks ou ajustements.
Féliciter pour les bons résultats
Dans notre quête perpétuelle de productivité, on oublie trop souvent de féliciter. Établir une relation de confiance, c’est aussi reconnaître le bon travail tout en signalant les points à améliorer.
Demander des corrections si nécessaire
Si le travail n’est pas à la hauteur, ne reste pas silencieuse. La personne en face de toi a besoin de retours honnêtes et constructifs pour progresser. Analyse ce qui ne va pas : brief respecté ? Points incompris ? Manque de compétence ?
Reste bienveillante et formule des critiques constructives pour profiter des avantages de la délégation.
Structurer et suivre la délégation
Il est essentiel de consacrer du temps à la délégation. Même si tu délègues pour te concentrer sur d’autres tâches, il est important de rester disponible pour ton bras droit. Fais des briefs réguliers, un suivi de qualité et des feedbacks pour une collaboration réussie.
Conclusion
Que ce soit pour faire évoluer ton business ou pour éviter la solitude de l’entrepreneuriat, avoir besoin d’aide n’est pas une faiblesse. La préparation mentale pour intégrer quelqu’un dans ton business est cruciale, mais avec une bonne structuration, cette aventure sera enrichissante.
Tu gagneras du temps, de l’énergie, un regard neuf, de la sérénité, et bien plus pour ton pro et ton perso.
