S’il a bien un mot accusateur pour beaucoup d’entrepreneurs, c’est bien celui-ci :
Productivité
Que l’on démarre ou que l’on est depuis longtemps entrepreneur, on a la niaque, motivé par son travail, 1000 idées à la minute, et certains ont tendance à faire des journées qui se rallongent au-delà du réel.
- Soit parce qu’on est (trop) perfectionniste,
- Soit parce qu'on a beaucoup de choses à gérer,
- Ou même les deux à la fois.
Parce qu’un entrepreneur est aux commandes de son entreprise, il a de multiples casquettes, mais pas assez de temps.
D’accord, vous gagnez en liberté et en souplesse en devenant entrepreneur.
Mais ça signifie que vous êtes sur tous les fronts à la fois et il est parfois compliqué de structurer son quotidien et sa charge de travail tout en se concentrant sur son cœur de métier.
La productivité, c’est ce qui aide à garder le rythme et aussi sa santé mentale par la même occasion.
Vous avez le sentiment de ne pas être assez productif ?
Cela peut s’expliquer par les faits suivants :
Vous sous-estimez votre charge de travail.
Malgré une organisation plutôt bien ficelée, vous développez des méthodes de travail et des habitudes qui bloquent votre productivité.
Si vous êtes là, c’est que vous êtes prêt à
Sommaire
Le petit ➕ : Votre cerveau n’est pas fait pour centraliser les informations
Le cerveau est bien meilleur pour réfléchir, il n’est pas fait pour centraliser des informations. Ce n’est pas une zone de stockage, il est d’ailleurs bien mauvais pour ça.
Moins il est encombré, plus il sera rapide et performant. (Un peu comme si vous compariez la vitesse de votre PC en allant sur internet avec une connexion Wi-Fi avec fibre et sans fibre)
1️⃣ Vider votre cerveau pour y voir plus clair.
De nature très organisée, je note depuis longtemps tout ce qui me passe par la tête sur des cahiers, des carnets, et même des feuilles volantes… Autant, vous dire que j’en ai perdu du temps à rechercher une information dans mon cahier gribouillé de 120 pages !
Pour vous libérer de la charge mentale, le premier conseil est de tout centraliser au même endroit histoire de ne pas devoir à chercher où se trouvent les informations.
Pour ça, un outil gratuit, très puissant et que j’adore : Notion. Il centralise tout ce qui touche à mon entreprise, de ma comptabilité à mes processus en passant par mes stratégies et mon contenu… Et même à ma vie perso.
Moi qui ai un besoin de structure dans ma vie pro, aujourd’hui, je me sens plus sereine qu’avant en ce qui concerne toutes les choses que j’ai à faire ou pour ne pas les perdre ou les oublier.
2️⃣ Les blocs de concentrations (time blocking) pour rester focus.
Cela rejoint l’idée précédente : le cerveau n’est pas une zone de stockage, il a ses limites et à chaque fois que l’on doit effectuer une nouvelle tâche, on doit se mettre en condition avec toute la concentration que cela lui demande. La “mise en route” en quelque sorte.
L’idée est simple à mettre en place : c’est la stratégie de gestion du temps.
En gros, notre cerveau n’est pas en capacité de se concentrer sur de trop longues périodes, il a besoin de pause, alors nous allons planifier tous les moments de votre journée, sans exception.
🔑 En divisant efficacement votre semaine de travail en petits créneaux que vous « bloquez », vous structurez votre planning, restez focus sur une tâche et avancer beaucoup plus efficacement sur celle-cI;
3️⃣ Le regroupement des tâches (Batching) pour avancer plus efficacement sur vos tâches.
Le regroupement des tâches similaires se veut complémentaire aux blocs de concentrations.
Encore une fois, l’idée est simple : une fois les blocs de concentrations établis sur votre planning, il s’agit de regrouper les tâches de même nature, pour les effectuer successivement.
Un exemple de batching : la création de plusieurs contenus à la fois sur une plage horaire de 2 heures lundi matin où répondre aux mails que l’on reçoit sur une plage horaire définie plutôt qu’à chaque réception d’un mail.
4️⃣ La méthode Pomodoro pour diviser son projet en PETITES tâches.
Complémentaire au regroupement des tâches : c’est le combo gagnant.
La méthode Pomodoro est basée sur un laps de temps imparti : 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause.
🔑 Cette méthode permet de diviser son projet en petites tâches, comme avec le batching.
5️⃣ La règle anti-procrastination des 2 minutes.
Si une tâche prend moins de 2 minutes à faire, passez à l’action immédiatement plutôt que la planifier pour plus tard.
🔑 Cette règle fait gagner énormément de temps, soulage l’esprit puisqu’elle libère du poids incroyable de tout ce qu’il y a à faire et surtout évite de surcharger inutilement sa liste de tâches et de la rendre inattaquable.
6️⃣ Hiérarchisez vos priorités, prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower.
Rien de plus décourageant que de commencer sa journée avec une liste de tâches longues comme le bras en sachant pertinemment que vous n’aurez pas le temps de tout faire de toute façon. Délais, deadlines, stratégies à développer…
Cela peut être sources de stress au quotidien, alors si vous ne souhaitez pas mener la vie dure à votre entourage, votre chat et surtout à vous, si vous souhaitez de la fluidité dans votre quotidien, il vous faut identifier ce qui est primordial de ce qui l’est moins.
Hiérarchisez vos priorités est un exercice embarrassant puisque cela implique de définir des règles et des échelons d’importance. On peut alors avoir le sentiment de dévaloriser (voire de renoncer parfois) certaines tâches pour mettre l’accent sur d’autres.
C’est là que la célèbre matrice d’Eisenhower entre en jeu. Outil incontournable et simple d’utilisation d’analyse et de gestion du temps permettant de prioriser vos tâches en fonction de deux éléments : l’importance et l’urgence.
Faire la distinction entre urgent et non urgent ?
Pour moi, il existe deux types d’urgences :
- Celles appartenant au métier : lorsque malgré une organisation sans failles, un impondérable se produit.
- Celles liées aux personnes. Pour faire simple, c’est l’urgence subie provoquée par des tiers. Ceux qui ne peuvent pas s’empêcher de remettre au lendemain ce qu’ils pourraient faire le jour même et qui se retrouve assurément dans des situations de rush. Effet boule de neige garantie !
Quelques conseils pour être capable de prioriser avec logique et gagner du temps :
➡️ Urgent et important : priorité importante pour ces tâches qui ont de la valeur et un impact sur votre business : à faire maintenant. 🕐
➡️ Non urgent et important : pas de date butoir (ou lointaine) : les planifier. 📅
➡️ Urgent et non important : ici, il est indispensable de remettre en question la notion même d’urgence pour vous.
Et si vraiment, c’est urgent :
ou le faire le plus vite possible. 🎯
➡️ Non urgent et non important : typiquement les tâches que l’on repousse à chaque réorganisation de sa TODO. Typiquement celles où on se dit “Si j’ai le temps, un jour”, elles peuvent être éliminées ou faites pendant une période de creux. ❌
➕ Petit truc en plus.
Fixez-vous 3 taches maximum par jour : ce sera plus motivant pour atteindre vos objectifs et ainsi rester motivé à les atteindre.
7️⃣ Arrêtez le multitâche.
Cette expression a été inventée aux prémices de l’informatique pour évoquer un ordinateur capable d’effectuer en même temps différentes tâches en passant très rapidement d’une tâche à l’autre et non pour qualifier des personnes.
Aujourd’hui, l’idée même du « Je suis super efficace, je fais plusieurs choses en même temps » est à oublier.
Le cerveau a une multitude de capacités, mais pas celle d’être capable de réaliser plusieurs tâches simultanément (sauf des tâches dites de routine comme parler en marchant par exemple).
En multipliant les tâches simultanées, vous aurez l’impression d’être plus efficace, mais vous serez moins concentré, mettrez beaucoup plus de temps à traiter la tâche, votre travail perdra en qualité et risquez de manquer un détail important.
8️⃣ Automatiser certaines tâches.
Le temps au travail est un enjeu crucial pour tout chef d’entreprise et depuis quelque temps en parle beaucoup de l’automatisation.
L’automatisation permet de réaliser plus rapidement certaines tâches.
Que ce soient des automatisations que l’on peut mettre en place soi-même comme les réponses automatiques au mail, un rendez-vous toutes les semaines dans son agenda ou via des outils plus puissants comme Zapier beaucoup de choses sont possibles à mettre en place.
Une fois automatisé, vous pouvez vous alléger l’esprit au maximum pour être efficace sur d’autres projets.
9️⃣ Permettez-vous de déléguer.
Trop de choses à gérer ? Des tâches chronophages et énergivores ? Besoin d’aide ?
Il n’est pas nécessaire de tout faire tout seul : déléguez.
Déléguer, c’est pouvoir se concentrer sur sa zone de génie, son cœur de métier. Cependant, il faut trouver la ou les personnes dont l’expertise vous sera profitable.
Même si confier certaines tâches à quelqu’un peut être effrayant et prend du temps, avec une bonne préparation et en ciblant vos attentes de cette collaboration, il n’y aura que des avantages.
Vous gagnerez du temps sur des points importants comme l’administration, la communication ou encore les marchés publics 😃 et dégagerez ainsi du temps pour d’autres tâches de votre business, accorderez votre confiance à d’autres personnes tout en étant épaulé au quotidien par des experts dans leur domaine.
Permettez-vous de confier certaines tâches de votre business à une tierce personne. Vous l’avez mérité !
D’ailleurs, si aujourd’hui, vous sentez la nécessité d’alléger votre planning, si vous avez besoin de nouvelles compétences, vous souhaitez vous décharger de certaines missions… Etc.
Contactez-moi pour échanger avec vous sur votre projet de délégation.
🔟 Prendre du recul et du temps pour soi.
Je ne vous apprends rien, gérer son entreprise prend beaucoup de temps. Pris dans la tornade de faire trop de choses, à des allures de fou avec un cerveau au bord de l’explosion, on essaye pourtant d’en faire toujours plus au détriment de moment pour soi.
Votre métier à une place importante dans votre vie et vous travaillez très dur pour gérer votre activité.
Vos journées peuvent devenir à rallonge et vous avez sûrement du mal à ralentir le rythme : faire des pauses régulières (que ce soit pour pratiquer un sport, prendre l’air, s’occuper de soi, prendre du temps pour sa famille…) est essentiel pour rester concentré et productif.
Déléguer est le meilleur moyen pour faire du temps votre allié, d’être plus heureux dans ce rôle de chef d’entreprise, mais surtout de prendre du recul et surtout de meilleures décisions.
N’oubliez pas que si vous allez bien, votre business ira bien.
Vous optimiserez vos décisions et atteindrez probablement de meilleurs résultats.
Savoir s’écouter, faire des choses qui vous plaisent et qui vous procurent du plaisir, c’est la clé de votre bien-être en tant que chef d’entreprise
💬 Autres moyens de booster sa productivité.
Désencombrer son bureau et supprimez les sources de distractions et d'interruptions intempestives pour plus de productivité
Pour travailler en toute quiétude, aménagez-vous un espace de travail qui vous correspond et surtout qui est organisé.
Un esprit bien ordonné dans un bureau bien organisé.
Pour trouver des périodes de concentration maximale, pensez à désactiver vos notifications, réservez du temps défini pour les distractions, utilisez le mode “ne pas déranger” ou le mode “avion”.
Rappelez-vous qu’à chaque interruption, il faut plusieurs minutes au cerveau pour retrouver une concentration optimale.
Meilleure concentration, vous ne perdez plus de temps, vous ne vous dispersez plus et votre moral est au beau fixe puisque cet environnement rangé favorise votre épanouissement et que vous vous voyez avancé dans vos tâches.
Respectez votre rythme
Nous avons des phases de productivité propre à chacun.
Certains seront plus productifs le matin et vont donc consacrer leur matinée à la réalisation d’un projet complexe ou demandant beaucoup de concentration.
D’autres commenceront la journée par des tâches sollicitant moins de concentrations, mais tout de même importantes pour leur développement.
Identifier vos pics de productivité pour pouvoir travailler plus efficacement, pour cela, observez à quels moments de la journée, vous êtes le plus efficace et sur quelles tâches afin d’organiser votre planning.
Conclusion
Avec tout ça, je suis certaine que vous êtes convaincue de l’impact de l’organisation pour gagner en productivité et reprendre le contrôle de votre temps.
Cet article se veut théorique parce que je désirais vous proposer plein de conseils qui peuvent s’appliquer de façon générale, sans pour autant mettre l’accent sur une méthode précise. Piochez des idées, testez-les et utilisez celles qui vous conviennent le mieux !
N’hésitez pas à partager en commentaires vos propres techniques et expériences de productivité au quotidien. 😉
